Lo scopo fondamentale di un Sistema di Reportistica all’interno dei Sistemi Informativi è generalmente quello di fornire della documentazione analitica su quelle che sono attività di rilievo nell’organizzazione al fine di semplificare il processo decisionale sia a livello di singoli dipendenti che a livello del management. Questa base informativa deve pertanto essere la più aggiornata e rappresentativa, risultato di un'univoca prassi organizzativa e pertanto non suscettibile di incongruenze interpretative.
Più nello specifico, i Sistemi di Reportistica vengono sviluppati in ambiti organizzativi altamente complessi che hanno magari già optato per una soluzione di DataWarehouse. Infatti, un processo di Datawarehousing ha proprio tra le sue finalità principali quella di implementare un contesto informativo hardware-software capace di rispondere in maniera tempestiva all'evoluzione continua di un contesto organizzativo che deve tenersi al passo con le veloci turbolenze dell'ambiente circostante.
Sviluppando adeguatamente tali sistemi è possibile conseguire:
- Coerenza e consolidamento dei dati (riuscire cioè a raggruppare in maniera coerente dati eterogenei perchè provenienti da varie origini);
- Velocità di accesso alle informazioni,
- Supporto per l’analisi dei dati.
La quantità di dati che oggi un'organizzazione riesce ed ha interesse a conservare cresce in maniera esponenziale di anno in anno. E col crescere dei dati accumulati crescono anche i vantaggi di un'elaborazione veloce e centralizzata dei singoli documenti di reportistica: la particolare configurazione hardware delle postazioni su cui vengono fisicamente ospitate le risorse del sistema permette un'ottimizzazione delle richieste al sistema stesso e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni sul sistema individualmente. Risulta, dunque, possibile creare veri e propri portali aziendali per la pubblicazione di dati di business accedendo direttamete alle fonti aziendali, in tempi brevissimi e costi contenuti. Grazie a questo i dipendenti di un’azienda possono visionare in maniera sicura i dati estraendoli dalle diverse applicazioni, possono eseguire query, creare report, condividere le informazioni sulla Rete.
La standardizzazione dei documenti consente inoltre una migliore distribuzione strategica delle conoscenza critica (know-how) per tutta l'organizzazione ed una visione dell'attività più conforme e aggioranta fra le varie e diverse funzioni della stessa.
Un documento, infatti, una volta elaborato e generato viene validato dalle strutture preposte e distribuito. Esso viene, inoltre, aggiornato con cadenza periodica per i membri dell’organizzazione che ne diventano i fruitori.
Tra i prodotti di Query Reporting più diffusi e semplici da usare toviamo:
- BusinessObjects Desktop Intelligence, particolarmente utile per coloro che hanno bisogno di fare analisi ed eseguire query per creare report personalizzati;
- BusinessObjects Web Intelligence, consente di poter usufruire in maniera semplice dei dati già memorizzati sia per fare degli studi che per prendere decisioni più consapevoli, oppure di realizzare nuove query in base a esigenze specifiche.
- Sap Query Reporting, consente ai dipendenti di esplorare i dati aziendali attraverso
percorsi altamente individuali, riuscendo a garantire un'accesso protetto alle informazioni SAP e non SAP, sia strutturate che non. I risultati della ricerca e le misure consigliate riflettono il ruolo di un dipendente nell'azienda e soddisfano il contesto aziendale della query.
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