Il report aziendale: un formato ideale

Il report può essere definito come una combinazione sinottica di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, misure disaggregate e destrutturate secondo le esigenze.

Nei moderni sistemi informativi un sottoambito che occupa particolare rilievo è quello dei Sistemi di Reportistica, che hanno per obiettivo quello di fornire supporto alle decisioni strategiche di un'organizzazione.

Il report è incentrato sui dati di interesse della figura aziendale cui è diretto e il fenomeno che esso prende in considerazione è analizzato secondo più dimensioni. Si parla, infatti, a tal proposito di Ipercubo informativo, o cubo multidimensionale. L'ipercubo informativo è una raccolta di dati di cui si conoscono più dimensioni di analisi. Ogni componente di un dato è rappresentato su una dimensione spaziale del cubo.

Proprio per la sua vocazione essenzialmente informativa il report, sebbene documento tecnico, dovrebbe essere redatto nel modo più chiaro e comprensibile possibile. Ecco che per far ciò risulta necessario che al di la della precisione, fondatezza e curatezza dei dati si rispettino alcuni semplici ma importanti accorgimenti pratici di carattere fondamentalmente comunicativo, come ad esempio:

• il ricorso a tabelle in presenza di molti dati, queste ovviamente dovranno essere autoesplicative e contenere informazioni non ambigue;

• la realizzazione di grafici pertinenti per aver una sintesi visiva del fenomeno analizzato, naturalmente questi devono essere strutturati in modo semplice e devono altresì essere completi di indicazioni (es. titolo, fonte, legenda etc.) che permettano di individuare immediatamente l'"oggetto" rappresentato;

• il controllo che nella presentazione dei dati i grafici e tabelle risultino completi in termini informativi e di contenuto, ma soprattutto che il collegamento tra questi ed il testo sia logico, ossia che garantisca un richiamo immediato al grafico o alla tabella. Sarebbe proprio per tale motivo da sconsigliare l’inserimento in toto di grafici e tabelle in appendice. L'appendice, infatti, serve sostanzialmente per presentare materiale aggiuntivo, collegato e pertinente ma non essenziale allo svolgimento logico dell’argomentazione. La relazione deve essere completa a prescindere dalla lettura dell’appendice.

• Curare l’impostazione testuale della relazione attraverso, ad esempio, l’ utilizzo di un carattere abbastanza chiaro e di un corpo sufficientemente grande (in genere il testo va in corpo 12 e le note in corpo 10) e articolare adeguatamente il testo.
  

Considerando questi, che sono solo una parte degli accorgimenti che chi si occupa di comunicare, a prescidere dall'oggetto e dal settore, dovrebbe seguire, un formato idoneo per il documento di relazione aziendale potrebbe essre una presentazione in Power Point. Questo programma permette infatti di realizzare presentazioni snelle, dinamiche e, perciò, accattivanti, capaci di colpire l'attenzione del destinatario a patto però di riuscire ad essere realmente sintetici (non sovracaricando per esempio la singola slide, la quale non dovrebbe contenere molto testo) e creativi.